Предприятие как организация

Любое предприятие является организацией. Организация, согласно законов менеджмента — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей). Цели же внутри самой организации могут быть самыми различными и их можно разделить на: корпоративные и неформальные.

Корпоративные цели создаются на основе миссии организации и составляют пирамиду, на вершине которой находятся общие и долгосрочные планы (цели), а в основании более конкретные и краткосрочные.

Неформальные цели в свою очередь можно разделить на самостоятельные цели отдельных подразделений организации и цели отдельных личностей. Неформальные цели служат для удовлетворения собственных, внутренних потребностей подразделений (личностей) и зависят от кадрового состава. Самоцелью подразделения (завода, цеха, отдела, департамента) может быть, например, повышение собственного статуса с целью лучшего материального обеспечения. Неформальной целью отдельного человека, кроме достаточного материального вознаграждения, — повышение собственного профессионального уровня за счет использования ресурсов предприятия (Интернет, обучение и пр.).

Задача управления
Для достижения поставленных целей организацией необходимо управлять. Задача управления — результативное и эффективное выполнение реальной работы членами группы организации для достижения поставленных целей.

Принцип автоматизации управления
Автоматизации управления предприятием преследует только одну цель — своевременное принятие менеджером правильного организационного решения, которое будет реализовано и проконтролировано, на основании чего будет принято следующее решение. Немаловажными факторами для принятия решений служат: сбор и анализ достоверной информации, подготовка альтернативных вариантов дальнейшего развития событий, непосредственно принятие решения, организация его реализации, контроль выполнения, анализ полученного результата, коррекция.

Модель бизнес-процессов
Модель бизнес-процессов дает огромную поддержку при решении следующих задач по управлению персоналом:

• построение должностных инструкций;
• формирование требований к персоналу (и кандидатам на вакансии);
• планирование потребности в персонале, карьерного роста, обучения, кадрового резерва;
• система оценки работы персонала;
• система оплаты труда;

Оптимизация бизнес-процессов также повышает эффективность работы персонала и снижает накладные расходы.

Так или иначе, модель бизнес-процессов существует всегда. Вопрос только в том, где хранится описание этой модели (в головах у директора и сотрудников в виде представлений и знаний о том, что и как надо делать; в документах Word в виде инструкций и процедур; в программном обеспечении; в программах механизмов и машин; в привычках и доведенных до автоматизма навыках исполнителей).

Модель бизнес-процессов является упрощенной копией самой компании: происходящих в ней бизнес-процессов (действий, функций, задач, обязанностей, постоянно происходящих в компании) и их взаимосвязей. Отраженные в модели бизнес-процессы должны выполняться ответственными без дополнительных указаний. Задача руководителя (компании или отдела) – решать ситуации, выходящие за рамки инструкций (но если они повторяются часто, эти ситуации и способы их решения вносятся в инструкции), а также развивать, усовершенствовать компанию (отдел) в целом, придерживаясь миссии, целей и стратегии компании.

Модель должна постоянно и полностью соответствовать реальным бизнес-процессам компании (иначе она превратится в мертвый груз бесполезной бумаги). Так как компания постоянно растет и изменяется, необходимы постоянные действия по обновлению модели, отражению этих изменений в регламентирующих документах (инструкциях, шаблонах и т.д.) и доводке изменений до персонала.

Шаги по решению задачи по моделированию бизнес-процессов:

• Начальный опрос собственника (первого лица) компании и ключевых сотрудников
• Подготовка черновой версии бизнес-процессов компании "как должно быть", в которую входит: - описание и параметры бизнес-процессов в виде таблиц:
  
  • название процесса, что на входе, что на выходе, ответственное лицо, сроки, критерии качества и т.д.
  • графические изображения процессов;
  • рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, в том числе по организационной структуре, варианты решений по оптимизации, перечень документов для разработки, перечень замечаний и предложений. При построении можно использовать стандартные модели должностей, адаптируя их под специфику компании.
• Обсуждение модели и ее корректировка.
• Тестовое внедрение и практическое усовершенствование модели бизнес-процессов.
• Подготовка должностных инструкций и других регламентирующих документов;

В дальнейшем - обновление модели процессов в соответствии с развитием компании.

Детализация проводится до уровня отдельного исполнителя, до понятных ему задач. Дальнейшая детализация возможна в виде отдельной инструкции (методички, процедуры, рекомендаций и т.д.). Список параметров может дополняться в зависимости от потребностей.

Модель бизнес-процессов представляется в виде набора схем и таблиц, где схема является графическим изображением наиболее важных параметров процессов, а все параметры указываются в таблицах. Критерием полноты описания отдельного процесса является тот факт, что он может быть понят и принят, если его "выдернуть" из общей схемы и рассмотреть отдельно. Пример части схемы из модели процессов приведен на рисунке ниже:



Анализ.
Что происходит на предприятии?
Прежде чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а затем внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо знать не только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Один человек, как правило, не обладает такой информацией. Следовательно, для анализа деятельности предприятия нужно собрать знания множества в одно - создать модель деятельности предприятия.

В результате обследования предприятия строится функциональная модель существующей организации работы - AS-IS (Как есть). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, "кто что сделал", и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель AS-IS позволяет выяснить, "что мы делаем сегодня" перед тем, как перепрыгнуть на то, "что мы - будем делать завтра". Внедрение информационной системы неизбежно приведет к перестройке существующих бизнес-процессов предприятия. Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально) и т.д.

Как должно работать предприятие в будущем?
Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (Как будет) - модели новой организации бизнес-процессов. Модель ТО-ВЕ нужна для оценки последствий внедрения информационной системы и анализа альтернативных/лучших путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая.
Например, каждая из моделей ТО-ВЕ может соответствовать определенной информационной системе.

Для того чтобы определить эффективность бизнес-процессов после внедрения корпоративной информационной системы, необходима система метрики, т.е. качество следует оценивать количественно.

Стоимостный анализ представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Стоимостный анализ основан на модели работ, поскольку количественная оценка невозможна без детального понимания в функциональности предприятия. С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь) и т. д., в каждой из моделей модели AS-IS или ТО-ВЕ. Следовательно, стоимостный анализ позволяет оценить, каковы будут последствия внедрения информационной системы, к какому повышению производительности и экономическому эффекту она приведет.